Auch heute noch (trotz Whatsapp, Zoom, oder, oder…) ist die E-Mail und das Schreiben von E-Mails die beliebteste Form der Kommunikation in der Geschäftswelt. Das liegt wahrscheinlich auch an der Einfachheit von E-Mails – Schnell tippen, senden, fertig – innerhalb von Sekunden kommt die Nachricht im Posteingang des Empfängers an. Die Kommunikation per E-Mails ist einfach und enorm schnell. Ob Deine Botschaft von Deinem Empfänger verstanden wird und dabei dann, beim Empfänger, die von Dir gewünschte Reaktion auslöst, hängt dabeo natürlich von Deiner Formulierung der E-Mail ab. 

Du erhältst sicher auch im Durchschnitt ca. 80 E-Mails am Tag, oder ? Mit einem solchen Volumen an Informationen können natürlich auch einmal einzelne E-Mails bei Dir untergehen. Oder aber Dein Empfänger versteht den Inhalt Deiner E-Mail fasch, oder Deine E-Mail nervt einfach Deinen Empfänger (weil er für Dein Anliegen, o.ä. gerade einfach „keinen Kopf“ hat. Das ist natürlich nicht nur für Deine Zeit, die Du mit dem Schreiben der E-Mail verbracht hast, sehr schade. Schlussendlich kann dies für Dich einfach verlorene Geschäftschancen bedeuten.

Mit den folgenden Tipps kannst Du Dir sicher sein, dass Deine E-Mails nicht nur gut ankommen und richtig verstanden werden, sondern fördern auch Deine, mit dieser E-Mail verbundenen Ziele & Wünsche.

Ist in der jeweiligen Situation überhaupt eine E-Mail notwendig ?

So modern und schnell eine E-Mail auch ist, so ersetzt eine E-Mail natürlich nie das persönliche Gespräch. Überlege immer zuerst, ob sich die Angelegenheit (Dein Anliegen, Wunsch, etc.)  vielleicht doch viel besser im Rahmen eines Telefonats oder eines persönlichen Gespräches regeln lässt. In einem Gespräch kannst Du gleich etwaige Fragen stellen bzw. Dir diese beantworten lassen – so vermeidest Du ein zeitaufwendiges E-Mail-Pingpong. Beachte bitte auch dass die persönliche Nähe eines Telefonates oder sogar eines persönlichen Gesprächs i.d.R. Deine Geschäftsbeziehung zu Deinem „Gegenüber“ stärkt.

Falls Du das Telefonat oder persönliche Gespräch im Nachhinein dokumentieren möchtest (das empfiehlt sich u.a. bei Verhandlungsgesprächen, wo wichtiges vereinbart wurde), kannst Du über das Gespräch eine „Aktennotiz“ oder eine Art „Gespächszusammenfassung“ schreiben oder einfach Deinen Gesprächspartner darum bitten, Dir kurz per E-Mail eine Zusammenfassung Eures Gesprächs bzw. Eurer dort getroffenen Vereinbarungen, zukommen zu lassen.

Wer die Betreffzeile nicht ehrt, ist der E-Mail nicht wert

Die Betreffzeile entscheidet meist darüber, ob eine E-Mail geöffnet wird bzw. geöffnet werden muss. Daher solltest Du Dir beim E-Mail-Schreiben immer ein paar Sekunden nehmen, um eine passende Formulierung für die Betreffzeile auszuarbeiten.

Im Grunde bestimmt der Zweck der E-Mail, was in die Betreffzeile kommt. Hier ein paar Beispiele:

• enthält Deine E-Mail weiterführende Informationen über ein künftiges Gespräch bzw. eine Veranstaltung, solltest Du die genaue Bezeichnung der betroffenen Veranstaltung in die Betreffzeile eingeben (z.B. Briefinggespräch – Messestand HMI 2019 – Hannover – wichtige Infos). Somit weiß der Empfänger sofort, worum es in Deiner E-Mail geht.
• Enthält Deine E-Mail eine sehr kurze Nachricht wie zum Beispiel „Kannst Du mich bitte kurz zurückrufen, wenn Du wieder am Platz bist ? Danke !“ kannst Du dies einfach in die Betreffzeile Deiner E-Mail einfügen. Somit muss Dein Empfänger die E-Mail, diese nicht einmal öffnen, um zu wissen, was von ihm gewünscht wird – das spart Zeit !
• Enthält Deine E-Mail eine Pressemitteilung, ist es sehr wichtig, dass die Betreffzeile das Interesse Deines E-Mail-Lesers erregt und ihn zum Weiterlesen bzw. zum Öffnen Deiner E-Mail motiviert. Daher sollte die Betreffzeile die wichtigsten Informationen der E-Mail rüberbringen und dabei ggf. gleich eine gewisse Neugier auslösen.
• Lasse die die Betreffzeile niemals leer – das könnte dazu führen, dass Deine E-Mail als Spam eingestuft wird und direkt im Papierkorb des E-Mail-Empfängers landet.

Beachte: Keep It Short and Simple

„Keep It Short and Simple“ ist ein Grundsatz, der Dir sicher auch ein Begriff ist. Konkret bedeutet dies in der Kommunikation per E-Mail Folgendes:

• Halte Deine Sätze möglichst kurz und verwende soweit wie möglich einfache Wörter. Der Leser Deiner E-Mail wird sicherlich auch täglich mit Informationen bombardiert: Verschachtelt formuliere E-Mails erschweren Deinem Empfänger das Lesen Deiner Mitteilung unnötig.
• Breche den Text Deiner E-Mails möglichst in kurze Absätze mit maximal 3 Sätzen auf. Somit wirken Deine E-Mails nicht nur optisch ansprechender, sondern erleichtern erleichtern auch die Lesbarkeit Deiner E-Mails.
• Setze möglichst Bulletpoints und Auflistungen ein, dies erklärt meist komplexe Sachverhalte verständlicher und wirkt übersichtlich.
• Bleibe möglichst in einer E-Mail bei einem bei einem Thema. Auch wenn Du mit dem Empfänger der E-Mail gleichzeitig mehrereThemen zu bearbeiten hast, sollte jede E-Mail eine sachliche Einheit bilden. So vermeidest Du, dass Deine E-Mail überfrachtet wirkt und den E-Mail-Empfänger zu sehr verwirrt. Darüber hast Du es später beim sortieren und ablegen der E-Mails einfacher.

Korrekturlesen

Die Schnelligkeit einer E-Mail im Vergleich zum physischen Geschäftsbrief lässt einen leicht vergessen, dass sie immer noch Ausdruck Ihrer unternehmerischen Werte ist. Eine E-Mail mit vielen Tipp- oder Rechtsschreibungsfehlern zeugt nicht gerade von Professionalität !

Nehme Dir also immer Zeit, Deine geschriebene E-Mail vor dem Absenden nochmals sorgfältig durchzulesen und ggf. zu korrigieren. Ideal ist es, wenn Du genug Zeit hast, den Entwurf der E-Mail erst einmal abzuspeichern und (ggfs. über Nacht) „ruhen zu lassen“. Am nächsten Tag die E-Mail mit frischen Augen anzuschauen bringt Objektivität rein – mit einem „frischen“ Kopf fällt Dir bestimmt nochmals der eine oder andere (vergessene / weggelassene) Punkt oder Änderungen ein – sicher ist Dir dies auch schon öfter passiert, oder ?