Tipps für effektivere E‑Mails

tb - Tipps für effektivere E-Mails

Auch heute noch (trotz Whatsapp, Zoom, oder, oder…) ist die E‑Mail und das Schreiben von E‑Mails die beliebteste Form der Kommunikation in der Geschäftswelt. Das liegt wahrscheinlich auch an der Einfachheit von E‑Mails — Schnell tippen, senden, fertig – innerhalb von Sekunden kommt die Nachricht im Posteingang des Empfängers an. Die Kommunikation per E‑Mails ist einfach und enorm schnell. Ob Deine Botschaft von Deinem Empfänger verstanden wird und dabei dann, beim Empfänger, die von Dir gewünschte Reaktion auslöst, hängt dabeo natürlich von Deiner Formulierung der E‑Mail ab. 

 

Du erhältst sicher auch im Durch­schnitt ca. 80 E‑Mails am Tag, oder ? Mit einem sol­chen Volu­men an Infor­ma­tio­nen kön­nen natür­lich auch ein­mal ein­zel­ne E‑Mails bei Dir unter­ge­hen. Oder aber Dein Emp­fän­ger ver­steht den Inhalt Dei­ner E‑Mail fasch, oder Dei­ne E‑Mail nervt ein­fach Dei­nen Emp­fän­ger (weil er für Dein Anlie­gen, o.ä. gera­de ein­fach “kei­nen Kopf” hat. Das ist natür­lich nicht nur für Dei­ne Zeit, die Du mit dem Schrei­ben der E‑Mail ver­bracht hast, sehr scha­de. Schluss­end­lich kann dies für Dich ein­fach ver­lo­re­ne Geschäfts­chan­cen bedeu­ten.

Mit den folgenden Tipps kannst Du Dir sicher sein, dass Deine E‑Mails nicht nur gut ankommen und richtig verstanden werden, sondern fördern auch Deine, mit dieser E‑Mail verbundenen Ziele & Wünsche.

Ist in der jeweiligen Situation überhaupt eine E‑Mail notwendig ?

So modern und schnell eine E‑Mail auch ist, so ersetzt eine E‑Mail natür­lich nie das per­sön­li­che Gespräch. Über­le­ge immer zuerst, ob sich die Ange­le­gen­heit (Dein Anlie­gen, Wunsch, etc.)  viel­leicht doch viel bes­ser im Rah­men eines Tele­fo­nats oder eines per­sön­li­chen Gesprä­ches regeln lässt. In einem Gespräch kannst Du gleich etwai­ge Fra­gen stel­len bzw. Dir die­se beant­wor­ten las­sen – so ver­mei­dest Du ein zeit­auf­wen­di­ges E‑Mail-Ping­pong. Beach­te bit­te auch dass die per­sön­li­che Nähe eines Tele­fo­na­tes oder sogar eines per­sön­li­chen Gesprächs i.d.R. Dei­ne Geschäfts­be­zie­hung zu Dei­nem “Gegen­über” stärkt.

Falls Du das Tele­fo­nat oder per­sön­li­che Gespräch im Nach­hin­ein doku­men­tie­ren möch­test (das emp­fiehlt sich u.a. bei Ver­hand­lungs­ge­sprä­chen, wo wich­ti­ges ver­ein­bart wur­de), kannst Du über das Gespräch eine “Akten­no­tiz” oder eine Art “Ges­pächs­zu­sam­men­fas­sung” schrei­ben oder ein­fach Dei­nen Gesprächs­part­ner dar­um bit­ten, Dir kurz per E‑Mail eine Zusam­men­fas­sung Eures Gesprächs bzw. Eurer dort getrof­fe­nen Ver­ein­ba­run­gen, zukom­men zu las­sen.

Wer die Betreffzeile nicht ehrt, ist der E‑Mail nicht wert

Die Betreffzeile entscheidet meist darüber, ob eine E‑Mail geöffnet wird bzw. geöffnet werden muss. Daher solltest Du Dir beim E‑Mail-Schreiben immer ein paar Sekunden nehmen, um eine passende Formulierung für die Betreffzeile auszuarbeiten.

Im Grun­de bestimmt der Zweck der E‑Mail, was in die Betreff­zei­le kommt. Hier ein paar Bei­spie­le:

  • ent­hält Dei­ne E‑Mail wei­ter­füh­ren­de Infor­ma­tio­nen über ein künf­ti­ges Gespräch bzw. eine Ver­an­stal­tung, soll­test Du die genaue Bezeich­nung der betrof­fe­nen Ver­an­stal­tung in die Betreff­zei­le ein­ge­ben (z.B. Brie­fing­ge­spräch – Mes­se­stand HMI 2019 — Han­no­ver – wich­ti­ge Infos). Somit weiß der Emp­fän­ger sofort, wor­um es in Dei­ner E‑Mail geht.
  • Ent­hält Dei­ne E‑Mail eine sehr kur­ze Nach­richt wie zum Bei­spiel “Kannst Du mich bit­te kurz zurück­ru­fen, wenn Du wie­der am Platz bist ? Dan­ke !” kannst Du dies ein­fach in die Betreff­zei­le Dei­ner E‑Mail ein­fü­gen. Somit muss Dein Emp­fän­ger die E‑Mail, die­se nicht ein­mal öff­nen, um zu wis­sen, was von ihm gewünscht wird — das spart Zeit !
  • Ent­hält Dei­ne E‑Mail eine Pres­se­mit­tei­lung, ist es sehr wich­tig, dass die Betreff­zei­le das Inter­es­se Dei­nes E‑Mail-Lesers erregt und ihn zum Wei­ter­le­sen bzw. zum Öff­nen Dei­ner E‑Mail moti­viert. Daher soll­te die Betreff­zei­le die wich­tigs­ten Infor­ma­tio­nen der E‑Mail rüber­brin­gen und dabei ggf. gleich eine gewis­se Neu­gier aus­lö­sen.
  • Las­se die die Betreff­zei­le nie­mals leer – das könn­te dazu füh­ren, dass Dei­ne E‑Mail als Spam ein­ge­stuft wird und direkt im Papier­korb des E‑Mail-Emp­fän­gers lan­det.

Beachte: Keep It Short and Simple

„Keep It Short and Simp­le“ ist ein Grund­satz, der Dir sicher auch ein Begriff ist. Kon­kret bedeu­tet dies in der Kom­mu­ni­ka­ti­on per E‑Mail Fol­gen­des:

  • Hal­te Dei­ne Sät­ze mög­lichst kurz und ver­wen­de soweit wie mög­lich ein­fa­che Wör­ter. Der Leser Dei­ner E‑Mail wird sicher­lich auch täg­lich mit Infor­ma­tio­nen bom­bar­diert: Ver­schach­telt for­mu­lie­re E‑Mails erschwe­ren Dei­nem Emp­fän­ger das Lesen Dei­ner Mit­tei­lung unnö­tig.
  • Bre­che den Text Dei­ner E‑Mails mög­lichst in kur­ze Absät­ze mit maxi­mal 3 Sät­zen auf. Somit wir­ken Dei­ne E‑Mails nicht nur optisch anspre­chen­der, son­dern erleich­tern erleich­tern auch die Les­bar­keit Dei­ner E‑Mails.
  • Set­ze mög­lichst Bul­let­points und Auf­lis­tun­gen ein, dies erklärt meist kom­ple­xe Sach­ver­hal­te ver­ständ­li­cher und wirkt über­sicht­lich.
  • Blei­be mög­lichst in einer E‑Mail bei einem bei einem The­ma. Auch wenn Du mit dem Emp­fän­ger der E‑Mail gleich­zei­tig meh­rere­The­men zu bear­bei­ten hast, soll­te jede E‑Mail eine sach­li­che Ein­heit bil­den. So ver­mei­dest Du, dass Dei­ne E‑Mail über­frach­tet wirkt und den E‑Mail-Emp­fän­ger zu sehr ver­wirrt. Dar­über hast Du es spä­ter beim sor­tie­ren und able­gen der E‑Mails ein­fa­cher.

Korrekturlesen

Die Schnel­lig­keit einer E‑Mail im Ver­gleich zum phy­si­schen Geschäfts­brief lässt einen leicht ver­ges­sen, dass sie immer noch Aus­druck Ihrer unter­neh­me­ri­schen Wer­te ist. Eine E‑Mail mit vie­len Tipp- oder Rechts­schrei­bungs­feh­lern zeugt nicht gera­de von Pro­fes­sio­na­li­tät !

Neh­me Dir also immer Zeit, Dei­ne geschrie­be­ne E‑Mail vor dem Absen­den noch­mals sorg­fäl­tig durch­zu­le­sen und ggf. zu kor­ri­gie­ren. Ide­al ist es, wenn Du genug Zeit hast, den Ent­wurf der E‑Mail erst ein­mal abzu­spei­chern und (ggfs. über Nacht) „ruhen zu las­sen“. Am nächs­ten Tag die E‑Mail mit fri­schen Augen anzu­schau­en bringt Objek­ti­vi­tät rein — mit einem “fri­schen” Kopf fällt Dir bestimmt noch­mals der eine oder ande­re (ver­ges­se­ne / weg­ge­las­se­ne) Punkt oder Ände­run­gen ein — sicher ist Dir dies auch schon öfter pas­siert, oder ?