ToDos vor dem Urlaub: So kannst Du unbekümmert in den Sommerurlaub gehen!

Bestimmt kennst Du auch, kurz vor dem Start in den wohlverdienten Sommerurlaub, das folgende Szenario:

• der Vertragsentwurf muss auf jeden Fall noch vor dem Urlaub raus
• mit der Werbeagentur müssen noch Absprachen getroffen werden
• die Mitarbeiter müssen noch gebrieft werden
• der Kunde XYZ muss noch angerufen werden
• auch muss die Umsatzsteuervoranmeldung noch vorbereitet werden
• usw.

tausende To-Do´s müssen noch auf dem Urlaubstart erledigt und angeschoben werden.

Genau dieses Szenario vor Deinem Urlaubsbeginn als Unternehmer, Entrepreneur oder Selbstständigen muss jedoch nicht wirklich sein. Wenn Du die noch offenen ToDo´s vor dem Ferienstart sorgfältig abarbeitest (und dabei den ein oder anderen Trick anwendet, wie all das besonders schnell zu erledigen ist), kannst auch Du sorgenfrei in den Sommerurlaub gehen.

Hier erfährst Du nun wie es geht.

Es ist eigentlich von vornherein klar– wer vor Urlaubsbeginn nach dem Motto “nach mir die Sintflut” verfährt, muss später natürlich die Konsequenzen tragen.

So könnte es sein, dass Du während dem Urlaub (z.B. am Strand unter Planen oder bei Sightseeing in…) keine ruhige Minute hast, weil Du Dir entweder Sorgen machst – oder weil das Handy ständig klingelt, nachdem Du vielleicht vergessen hast, Telefon und E-Mail dementsprechend weiterzuleiten. Bei der Rückkehr ins Büro ist dann die Urlaubswirkung mit einem Schlag wieder verpufft: Sobald Du in die Gesichter Deiner Mitarbeiter blickst, die das ganze Schlamassel (was Du durch Deine Abstinenz im Büro angerichtet hast) ausbaden mussten.

Damit Deinen nächsten Urlaub dann harmonisch, erholsam und relaxt gestalten kannst, findest Du hier nun eine kleine ToDo-Liste für den Urlaubsbeginn, die Deinen Erholungswert deutlich steigern kann – egal, ob Du nur einen kurzen Städtetrip oder eine mehrwöchige Fernreise machst:

• 1. Beginne früh, Dich auf Deinen Urlaub vorzubereiten

Du wirst sehen: Es dauert eine Weile, vor dem Urlaub „reinen Tisch zu machen.“ Beginne damit also nicht erst auf den letzten Drücker; zumal Du dem Tagesgeschäft ja auch parallel nachkommen musst.

• 2. Schließe laufende Projekte möglichst noch vor dem Urlaub ab

Meist ist bereits Wochen vor dem Urlaubsbeginn gerne der richtige Zeitpunkt, im laufenden Projekt nochmals so richtig Vollgas zu geben & das Projekt möglichst noch vor dem Urlaub abzuschließen – schließlich lockt dann natürlich als Belohnung der (Traum-) Urlaub.

Falls es zeitmäßig nicht umsetzbar ist, das Projekt vor Urlaubsbeginn abszuschließen, mache Dir auf jeden Fall einen Projektzeitplan, bzw. überarbeite den Zeitplan, und baue dabei Deine „Urlaubspause“ fest als Projektpause ein. Somit ist Dein Urlaub kein Störfaktor mehr, sondern gewissermaßen ein planmäßiger Bestandteil des Projektablaufs.

3. Sorge für kompetenten Ersatz während Deiner Abwesenheit

Jeder ist ersetzbar ? Du weißt sicher auch, dass das so allgemein kaum stimmen kann. Aber: Jeder ist für bestimmte Zeit vertretbar – somit natürlich auch Du als Entrepreneur / Uhrnehmer. Bestimme also am Besten zeitig genug eine Urlaubsvertretung für Dich.

Besonders wichtig ist dabei: Arbeite Deine (Urlaubs-) Vertretung allumfassend ein, gebe Deiner Vertretung einen Überblick über die laufenden Projekte und sorge dafür, dass Kunden, Lieferanten und Partnern mehr geholfen werden kann als nur damit, den Tag Deiner Rückkehr aus dem Urlaub zu nennen. Dies gibt Deinen Kontakten ein gutes Gefühl und macht Deinen „noch zu erledigen-Berg“ nach Deinem Urlaub deutlich kleiner.

• 4. Leite alles weiter: Telefonanrufe, E-Mails, Post, Büropflanzen

Die Telefonweiterleitung zur Zentrale oder (besser) direkt zu Deiner Vertretung ist eine Selbstverständlichkeit; gebe aber auch auch Anweisungen, wie mit eingehenden E-Mails, der Post, etc., während Deines Urlaubs, zu verfahren ist. Und vergesse nicht, die Versorgung Deiner Büropflanzen abzustimmen!

• 5. Treffe eine Entscheidung

Die E-Mail: Fluch und Segen zugleich. Sicher ist es bei Dir als Entrepreneur / Unternehmer auch so, dass Du Dein Unternehmen während Deines Urlaubs nicht ganz ausblenden kannst und Du noch für die eine oder andere Entscheidung / Abstimmung erreichbar sein musst.

Überlege bitte gut im Vorfeld, ob Du Dich der damit verbundenen Erwartungshaltung (Deiner Mitarbeiter, Kunden, Partner, etc.) auch aussetzen möchtest. Ein Kompromiss kann oft sein, dass Du Dir eine automatische Abwesenheits-E-mail einrichtest oder vielleicht zu festen Zeiten für ein Telefonat, oder die Beantwortung von E-Mails, etc. vereinbarst.

• 6. Verrate möglichst nicht zu viel

Stelle Dir bei der Formulierung Deiner Abwesenheits-E-mail immer die Frage: Wer bekommt diese E-Mail ? Nur Mitarbeiter ? Auch Kunden ? Oder sogar Spam-Versender oder irgendjemand, mit dem Du vorher noch nie zu tun hattest ?

Je nachdem, wie Deine Antwort auf diese Frage ausfällt, solltest Du vielleicht darüber nachdenken, ob Du wirklich kundtun möchtest, dass Du für 14 Tage auf hoher See bist und Deine Wohnung in dieser Zeit verwaist ist.

• 7. Gebe konkrete Hilfe

Je nach Tätigkeitsbereich kann es sehr hilfreich für Deine Vertretung oder Deine Mitarbeiter sein, wenn Du eine kurze ToDo-Liste für die Zeit während Deines Urlaubs erstellst – im Stile von „Wenn dieses oder jenes passiert, ist das zu tun.“

Glaube mir, Du wirst überrascht sein, wie viele Prozesse und Aufgaben auf diese Weise erledigt werden können – und somit natürlich nach Deinem Urlaub nicht mehr auf Dich wartet 😉

• 8. Räume Deinen Arbeitsplatz vor dem Start in den Urlaub auf

Ein aufgeräumter Arbeitsplatz hat viele Vorzüge: Er ist Sinnbild dafür, dass auch Du unbesorgt in den Urlaub starten kannst.

Ein aufgeräumter Arbeitsplatz bietet Deiner (Urlaubs-) Vertretung ein arbeitsfreundliches Umfeld. Ordnung am Arbeitsplatz gibt Dir auch die Sicherheit, auch wirklich nichts irgendwo liegen gelassen zu haben. Und auch nach Deiner Rückkehr nach dem Urlaub, hast Du ein gutes Gefühl (sofern die lieben Mitarbeiter nicht gewütet haben …).

• 9. Plane Deinen letzten Arbeitstag vor dem Urlaub

Plane am deinem letzten Arbeitstag, vor dem Urlaub, möglichst keine Termine, keine Fahrten zu Kunden, keine Deadlines: Halte Dir Deinen letzten Tag vor dem Urlaubsbeginn möglichst frei von allem, was Dich am Erledigen der vorherigen Punkte hindern könnte.

Noch ein kleiner Tipp: Bestimmt gehörst Du als Unternehmer / Entrepreneur auch zu den Menschen, die auch im Urlaub ständig in Bewegung bleiben müssen, immer vorne sein wollen und erst mit körperlicher Anstrengung den Kopf frei bekommen.

Für die meisten von uns Entrepreneuren / Unternehmern gilt jedoch: Urlaub sollte das absolute Gegenteil der täglichen Arbeit sein. Vergesse also ruhig einmal für ein Wochen das „Höher-schneller-weiter-besser-Prinzip“. Es geht nicht darum, der Erste auf dem Gipfel zu sein oder die meisten Sehenswürdigkeiten in drei Stunden abzuklappern. Alles, was Du Dir in Deinem wohlverdienten Urlaub, vornehmen solltest, lässt sich in vier Wörtern zusammenfassen: Zeit nehmen und genießen.